会社を経営されている方や個人事業主やフリーランスとして個人で働いている方。どんな働き方をしていても必ず経理やデータ入力等の事務業務は発生します。
データ入力や経理業務や総務等。本業の業務に時間を使いたいにも関わらず、なかなか手が回らないということもありますよね。
事務業務を外注することで業務効率を上昇させ、生産性の向上に繋げることが可能です。
この記事では事務業務をアウトソーシングするメリットやその方法についてまとめた内容の記事です。
業務の効率を上げ、コストパフォーマンスを上げたい方は参考にしてください。
事務とアウトソーシング
秘書一言で事務業務と言っても対応する仕事は多岐に渡ります。
事務作業の内容
経理や総務、一般事務によってもその作業内容は異なりますが事務業務には多くの業務が存在します。
- 帳簿の作成
- 伝票の仕訳処理
- 出入金管理
- データ入力
- 書類整理
- 郵便物整理
- 電話・来客応対
- 書類作成業務
- 商品の受発注手配
- 在庫管理、納期管理
- 人材採用
- 勤怠管理
- 給与計算etc…
管理人事務の仕事って色々な種類があるんだね。
アウトソーシングとは
アウトソーシングとは社外に仕事の一部を委託するということをいいます。依頼できる業務は委託してしまう方が効率的です。現代において外部に仕事を外注するという考え方は重要です。
一昔前は自社で必要な社員を雇い、全ての業務を社内で行うのが一般的でした。そもそも社外に仕事を委託するという考え方が無かったからです。
しかし業務の効率化を求めるならば委託できる業務は委託してしまうのが理想です。導入のメリットについては以下にて紹介します。
事務業務をアウトソーシングするメリットとデメリット
管理人導入するとどんなメリットやデメリットがあるのかな
秘書メリットとデメリットをしっかり把握することがサービスの恩恵をしっかり享受するコツです。順に見ていきましょう。
導入のメリット
秘書事務アウトソーシング導入のメリットから紹介します。
事務作業の効率化
毎日必要な業務もあれば毎月必要な業務もあり、固定で発生している作業があると思います。例えば必要経費のデータ入力等が該当します。
入力が手間で領収書だけが大量に溜まってしまうということもよくある話です。事務アウトソーシングの導入で地味に時間と手間のかかる作業を外注できます。
領収書を丸投げするだけで後は全てデータ化し、必要な計算まで済ましてくれたら少しでも貴重な時間が浮くと思いませんか？
事務アウトソーシングの導入で必ず発生する事務作業を依頼し、業務の効率化を図ることができます。
専門のスキルを持つスタッフによる対応
一番最初の事務作業の一覧でも紹介した通り、事務作業と一言で言っても多くの種類があり、経理や総務等の分野も異なります。
自らでそれらの業務を全て遂行するのは大変です。分野毎の事務の社員を雇うにも費用がかかります。
そこで事務アウトソーシングを利用することにより、そのサービス一つで全ての業務を依頼可能です。
事務アウトソーシングのサービスには経理や総務などそれぞれの分野毎のプロが配属しています。そのため事務アウトソーシングの窓口を通すだけで必要なプロに仕事を依頼することができるのが大きなメリットです
依頼する仕事量の調整が可能
職種においても異なりますが多くの業種は繁忙期や閑散期といった具合に忙しい時期もあれば暇な時期もあります。
閑散期等は雇用している社員がヒマを持て余してしまうケースもあります。事務をアウトソーシングする場合には毎月依頼する仕事量を調整ことができますからそのようなムダは発生しません。
依頼する量や時間のコントロールが可能なので必要な量だけ仕事を依頼することができます。そのため忙しい月には多めの時間を依頼し、暇な月は少なめにといった具合に調整が可能ですから効率的です。
コストの削減ができる
普通に社員を雇用するには多くの費用が必要です。
- 求人費用
- 社会保険料
- 雇用保険料
- 労働保険等
上記は一例ですが、雇用には給与以外にも意外に多くの費用がかかります。
事務アウトソーシングの利用では必要な仕事のみを依頼し、利用した時間にのみ料金を支払えばOKです。
利用時間毎の料金は各社サービスによっても異なりますが社員を雇用するより安くなるケースが多いです。
採用や研修・教育の必要が無い
社員を雇うにも募集をしたり面接をしたりと時間と労力がかかり大変です。
無事に社員を雇った際には社内の研修や仕事を覚えてもらうための見習い期間が必要な場合が多いです。
しかしそれらの期間は会社にとって一切の利益を生みませんからできれば無いほうが望ましいと言えます。
しかもせっかく仕事を覚えてもらった後も退社や育児休暇、病気休暇等の理由で会社を休んだり辞めてしまう可能性もあります。
社員を雇うにはさまざまなリスクがありますが、最初から事務アウトソーシングを利用していればそれらのリスクはありません。
しかも人手が欲しい時に研修等も必要とせず、すぐさま即戦力となってくれるのが嬉しいポイントです。
導入のデメリット
秘書デメリットについても知っておきましょう。
費用がかかる
多少の費用はかかります。しかし上記でも説明したように社員を雇用する場合に比べ、支払う金額が少なくなる可能性が圧倒的に高いため心配するほどではありません。
自社に担当者がいないため、連絡や確認に時間のロスが発生する
事務アウトソーシングに事務作業を全て依頼している場合、事務作業で確認したい事があってもすぐに尋ねることができません。
社員を雇っている場合には、気になることがある場合にはすぐに尋ねる事が可能です。しかしそうでない場合にはチャットやメール、電話を通して確認しなければならない点がデメリットとなり得ます。
事務業務の課題と導入による問題の改善
管理人事務の課題や問題点は何があるのかな
秘書事務作業は担当する人間の実力の差が大きく影響します。担当者の実力差や実力のある社員が退社や休暇に入り、人員に穴が空くことが課題となります。
人材の確保と人員調整
事務作業は毎日発生する作業や定期的に発生する作業などがあります。そのため常に人員が必要となります。
しかし社員が急に退社する旨を伝えてきたり、育児休暇・病気休暇等による欠員の可能性は常に付きまといます。
しかも難しいのが休暇の場合、社員が戻って来ることを考えると迂闊に別の社員を雇うわけにもいきません。都合よく一時的に働いてくれる人間を見つけることができればいいのですが用意ではありません。
この問題を解決してくれるのが事務アウトソーシングになります。一時的、短期的にも対応してくれます。社員が休んでいる場合のみ代わりに仕事を請け負ってくれます。
事務作業の成長と向上
事務の作業は何かを生み出す仕事では無いため、社員も淡々と作業してしまいがちです。淡々と作業を進める中で向上心を持ち、成長すべく努力できればいいのですがそれは人によって異なります。
ならば最初から事務業務は全てアウトソーシングするという考え方も現代的で面白いのではないでしょうか。
事務アウトソーシングならば必要な事務作業+αが期待できます。事務アウトソーシングはさまざまなジャンルのプロが在籍しています。
経理や総務はもちろん、秘書業務やWebサイト運用、SNS対応まで依頼することが可能です。
社員を雇うよりも幅広いジャンルに特化しているサービスを利用してみるのも面白いと思います。
事務アウトソーシングを導入する方法とおすすめ
管理人事務アウトソーシングを導入したくなってきたんだけども、どうすればいいのかな？
秘書結論から言いますと「オンライン秘書」がおすすめですよ！
管理人オンライン秘書！？
オンライン秘書がおすすめ
オンライン秘書とは必要な時に必要なスキルを要するスタッフを雇うことができるサービスです。
経理を依頼したいときには経理業務を。総務を依頼したいときには総務を。スケジュール管理管理などの秘書業務を常に依頼したい場合にも、もちろん対応可能です。
オンライン秘書は経理、総務、Web担当等のさまざまなジャンルのプロが所属しています。
窓口を通して必要に応じて担当のプロが対応してくれる為質の高い仕事が期待できます。
オンライン秘書に依頼できる業務内容
秘書業務
- メール返信代行
- スケジュール調整や予定管理
- 電話受付代行
- 出張や会食の予約手配
経理・総務
- 記帳代行
- 請求書や資料作成業務
- 会計・財務・書類作成や書類チェック
- クラウドツールの導入サポート
Web系
- SNSの運用・更新
- Webサイト運用・更新・記事制作
- 情報収集・リサーチ業務・マーケティング
- レポート作成業務
営業や人事
- 面談・面接調整・研修、セミナー準備
- データ入力処理
- 見積書・納品書類の作成担当
- 顧客リスト管理
管理人え！？こんなになんでも仕事を引き受けてくれるの！？
更に詳しくオンライン秘書について知りたい方はオンライン秘書についてまとめた記事は以下になりますのでご参照ください。
オンライン秘書の費用について
オンライン秘書に必要な費用は20時間の利用で5万円から10万円くらいです。利用するサービスや時間によっても変わってきます。
オンライン秘書の費用についての記事とオンライン秘書の料金が安いサービスについては以下の記事でまとめたあります。
\ 料金がとにかく安いオンライン秘書はこの記事を参考にして下さい /
オススメのオンライン秘書3選
オススメのオンライン秘書を3つ厳選し、ご紹介します。
i-STAFF
- 総合満足度が高い
- 業界唯一の返金保証つき
- 無料トライアルつき（業界最長3時間）
総合満足度でNo.1のi-STAFFは業界で唯一の返金保証がついているサービスです。
大手企業も導入事例が多数あり、セキュリティ対策も万全で実績がある信頼性の高いサービスです。
利用を開始する際も業界最長の無料トライアル期間が設けてありますので始めやすさもNo.1のオンライン秘書サービスです。返金保証と無料トライアル期間の2つが大きな特徴です。
| ライトプラン | ベーシックプラン | プレミアムプラン | カスタマイズプラン | |
| 期間 | 3ヶ月 | 6ヶ月 | 12ヶ月 | 要相談 |
| 時間 | 30時間 | 30時間 | 30時間 | 要相談 |
| 料金（税込み） | 125,400 | 102,300 | 89,100 | 要相談 |
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秘書業界で唯一の返金保証と業界最長（3時間）の無料トライアルからサービスの質に対しての自信を伺えますね。総合満足度も高く一番オススメのオンライン秘書サービスです。
フジコさん
- 値段設定が業界最安値
- 無料トライアル期間つき
- ハイレベルなアシスタントチーム
オンライン秘書サービス業界で最安値の値段設定のフジコさんは人気が高く、サービスに温かみがあると評判です。
初めてのオンライン秘書サービスの導入には最適です。理由としては無料トライアル期間が設けてあり、専属の女性アシスタントがスマートにリソース不足を解消してくれます。
| TRIAL | PLAN20 | PLAN30 | PLAN50 | |
| 期間 | 1週間 | 1ヶ月 | 1ヶ月 | 1ヶ月 |
| 時間 | 2時間 | 20時間 | 30時間 | 50時間 |
| 料金 | 無料 | 51,700 | 75,900 | 108,900 |
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秘書料金が安く大人気のサービスです。業界最安値ですのでとにかく料金を安く済ませたい方におすすめです。他のサービスと比べた場合、どれだけ料金の基準が安いががよくわかりますよ。
タスカル
- 10時間毎の料金プランが魅力的
- 翌月に時間を繰り越せるので毎月プランについて考える必要が無い
- 利用開始までのスピードが早い
タスカルの特徴はなんといっても変則的な料金設定です。
他のサービスはプランは20時間からの利用がほとんどですがタスカルは10時間から利用できます。10時間毎の料金プラン設定なので10時間利用して足りなければまた更に10時間加算されるようなシステムで珍しい料金設定と言えます。
しかも余った時間は翌月へ繰越が可能です。
利用開始までのスピードは最短で申し込んだ当日から。
毎月仕事の依頼する時間の量を考えるのが面倒な方や、時期によって仕事量が異なる方にオススメです。
| 1 | 2 | 3 | |
| 期間 | 3ヶ月 | 6ヶ月 | 12ヶ月 |
| 料金 | 44,000 | 33,000 | 27,500 |
| 1時間あたりの料金 | 4,400 | 3,300 | 2,750 |
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秘書依頼したい量はそれほど多くないという方にはいいですね。
利用開始までのスピードが早いので、急ぎでアシスタントを雇いたい方にもオススメです。
