近年、ビジネスパーソンの間で注目を集めているのが、オンライン秘書サービスです。リモートワークの増加や働き方改革の推進など、社会環境の変化に合わせて、ビジネスにおけるオンライン業務が増加しています。
その中でも、秘書業務は非常に重要であり、業務効率や生産性に大きな影響を与えます。そこで、オンライン秘書サービスが注目されるようになりました。
本記事では、オンライン秘書サービスの人気急上昇の理由や導入のメリット、注意点等詳しく解説していきます。
オンライン秘書とは
オンライン秘書とは「必要な時に必要なスキルを要するスタッフを雇うことができるサービス」です。
ビジネスパーソンが必要とする秘書業務を、インターネット上で専門の秘書が代行してくれます。具体的には、スケジュール管理やメールの管理、書類作成やデータ入力、電話応対などの業務を代行してくれます。
オンライン秘書サービスは、リモートワークの増加や働き方改革の推進など、ビジネス環境の変化に合わせて、需要が高まっています。
また、個人事業主や中小企業など、スタッフ数が少ない場合でも、必要な業務を効率的にこなすことができます。オンライン秘書サービスを利用することで、業務の負担を軽減し、生産性を向上させることができます。
更に詳しくオンライン秘書について解説した記事は以下です。
\ 対応可能な業務等。オンライン秘書に関する詳しい内容はコチラの記事で /
オンライン秘書が注目される理由とそのメリットとは
管理人それにしても最近よく耳にするようになったよね。何がそんなにいいのかな？
完全オンラインで業務委託ができる
インターネットを利用し、その場にいなくても必要な作業を外注することができます。そのメリットは以下が理由です。
コスト削減につながる
オンライン秘書サービスは、従来の秘書業務をアウトソーシングすることで、コスト削減につながります。オフィススペースや設備の用意、雇用条件の整備、社会保険や税金などの経費など、多くのコストを削減することができます。
また、必要に応じて利用するプランを選択することで、予算に合わせて利用することもできます。
遠隔地でも利用可能
オンライン秘書サービスは、完全オンラインで提供されているため、場所に縛られず、遠隔地でも利用することができます。海外出張中や、地方にいる顧客とのやり取りでも、オンライン秘書サービスを利用することで、業務のスムーズな進行が可能になります。
働く側もリモートで働ける
「働く側もリモートで働ける」という点があります。具体的には、以下のようなメリットがあります。
自宅や好きな場所で働ける
オンライン秘書サービスを利用する場合、自宅や好きな場所で働くことができます。従来の秘書業務の場合、オフィスに出勤する必要がありましたが、オンライン秘書サービスを利用することで、通勤時間や移動時間を節約することができます。
働きたい意欲はあるが家事や子育て等の理由で働くことができない方等がインターネットを介し、働くことが可能です。
時間の自由度が高い
オンライン秘書サービスを利用する場合、一般的にはフレックスタイム制度が採用されているため、自由度の高い働き方が可能です。
特定の時間帯に働く必要がなく、自分の都合の良い時間帯で働くことができます。また、急な予定変更にも柔軟に対応することができます。
スキルアップにつながる
オンライン秘書サービスは、オンライン上でのコミュニケーションやタスクの管理など、ITスキルが求められる場合があります。
そのため、自己学習やスキルアップを意識的に行うことで、自身のスキルアップにつながることができます。
幅広いジャンルの業務を担当できる
オンライン秘書が注目される理由は、幅広いジャンルの業務を担当できるということです。オンライン秘書が担当できる業務は多岐にわたりますが、以下が具体例です。
スケジュール管理
オンライン秘書は、ビジネスパーソンのスケジュールを管理することができます。
例えば、ミーティングや出張などのスケジュールを調整し、カレンダーに反映することができます。また、急なスケジュール変更にも柔軟に対応することができます。
顧客対応
オンライン秘書は、ビジネスパーソンの代理として、顧客とのやりとりを行うことができます。例えば、メールや電話での問い合わせ対応や、アポイントの調整などが挙げられます。
文書作成
オンライン秘書は、ビジネスパーソンのために、各種文書の作成を行うことができます。例えば、メールやプレゼン資料作成、報告書などを作成することができます。また、文章のチェックや修正も行うことができます。
翻訳業務
オンライン秘書は、外国語での文書作成や、ビジネスパーソンの海外出張時の通訳業務も担当することができます。
データ入力・整理
オンライン秘書は、ビジネスパーソンのために、各種データの入力や整理を行うことができます。
アンケート調査の結果のまとめ作業や、Excelでの表作成などが挙げられます。
秘書上記の業務はあくまで一例です。オンライン秘書の対応業務はこの他にもたくさんあるんですよ。
オンライン秘書サービスで業務効率を大幅UP！導入方法と注意点とは？
オンライン秘書を社内に導入する企業が増加しています。導入の方法と注意点を紹介します。
オンライン秘書を導入して業務効率を上げる
秘書企業、個人問わずオンライン秘書の導入により、業務効率を上げることができます。
時間の節約
社内のスタッフが必要以上に電話対応やメール対応などの事務作業に時間を費やすことなく、オンライン秘書に代行してもらうことができます。
また、会議や外出中でもオンライン秘書によって情報共有ができ、業務時間を有効に活用できます。
コストの削減
社内で事務作業に携わるスタッフを雇用することで発生する採用コストや人件費、社会保険料などを抑えることができます。
また、オンライン秘書サービスは必要なときだけ利用することができるため、ムダな経費を削減することができます。
業務の専門化
オンライン秘書は専門的な事務作業に熟練しており、迅速かつ正確な業務を提供することができます。社内のスタッフが専門的な業務に集中することができ、業務のクオリティを向上させることができます。
事務以外にも経理や会計、総務等の専門分野にも特化しているためハイレベルな業務にも対応可能です。
柔軟性の向上
オンライン秘書サービスは24時間365日対応しているサービスも存在し、緊急の対応や急なスケジュール変更にも柔軟に対応することができます。また、利用するサービスによっては、日本国内だけでなく海外からの対応も可能です。
オンライン秘書の導入方法
導入の手順例は以下のような流れになります。
まずは、オンライン秘書に依頼する業務や、必要なサポート範囲を明確にします。業務の内容や範囲に応じて、必要なサービスや契約プランを選択することができます。
オンライン秘書サービスは様々な種類があり、提供するサービス内容や価格帯も異なります。自社に合ったサービスを選定するために、複数のサービスを比較検討し、その中から最適なものを選びます。
サービスの選定が決まったら、契約手続きを行います。オンライン秘書サービスによっては、Web上で契約手続きを行うことができます。
秘書最短で申し込んだ当日から利用できるサービスもありますよ。
オンライン秘書導入の際の注意点とは
管理人導入する際にどんな事に注意すればいいのかな。
契約内容の確認
サービス内容や価格帯、利用規約など、契約内容をしっかり確認しましょう。特に、サービス内容が自社のニーズに合っているか、料金プランが明確かどうかを確認することが重要です。
利用するサービスのプラン選択は非常に重要です。プランの利用時間を余らせたり、逆に足りなかったりする場合には損をしてしまう可能性がありますから注意しましょう。
セキュリティ対策の確認
オンライン秘書サービスは、機密性の高い情報を扱うことがあるため、セキュリティ対策が万全であるかを確認することが大切です。サービス提供元のセキュリティポリシーについても確認しておきましょう。
業務の詳細な共有
オンライン秘書には、自社の業務について詳細に共有することが重要です。業務の進め方や期限、業務に必要な情報などを明確にしておくことで、スムーズな業務遂行が可能となります。
オンライン秘書サービスの選び方と比較ポイントとは？徹底解説！
秘書オンライン秘書サービスの選び方と比較ポイントを紹介していきます。
利用プランや料金を把握する
オンライン秘書サービスには、1つのプランだけでなく、複数のプランが用意されていることが多いです。
プランの種類によって、提供される機能や利用できる時間帯、対応可能なタスクの種類などが異なる場合があります。複数のプランから自分に合ったものを選ぶことが大切です。
料金体系を確認する
プランの種類によって、料金体系が異なる場合があります。
例えば、月額固定料金制のプランがあったり、利用した時間やタスク数に応じて支払う従量制のプランがあったりします。自分がどの程度利用するか、または利用頻度が高いか低いかに応じて、料金体系を選ぶことが重要です。
オプションサービスについて確認する
オンライン秘書サービスには、基本的なサービスのほかに、オプションサービスが提供されていることがあります。例えば、急なタスクの対応や、プライベートアシスタントとしてのサポートなどです。自分が必要とするオプションサービスが提供されているか確認することも大切です。
キャンペーンや割引などを利用する
オンライン秘書サービスを選ぶ際には、キャンペーンや割引などを利用することもできます。特に、新規利用者向けのキャンペーンや、期間限定割引などが用意されていることがあります。
料金面でお得に利用するために、これらのキャンペーンや割引を活用することでお得に利用を開始する事ができます。
無料トライアルや返金保証の有無
サービスによっては利用を開始する前にお試し利用できる無料のトライアル期間を設けているサービスがあります。
無料のトライアルが利用できれば利用開始前にサービスの特徴などを掴むことが出来ます。また利用開始後に支払った料金を返金してくれるサービス（i-STAFF）もあります。
オンライン秘書サービスを利用する前に、トライアル利用が可能かどうかを確認することができれば自社のニーズに合うかどうか、サービスの使い勝手やサポート体制を確認することができます。
\ 無料トライアル期間が設けてあるのはコチラの2つです /
秘書無料トライアルや返金保証がついていると始めやすいですね
オススメのオンライン秘書3選
オススメのオンライン秘書を3つ厳選し、ご紹介します。
i-STAFF
- 総合満足度が高い
- 業界唯一の返金保証つき
- 無料トライアルつき（業界最長3時間）
総合満足度でNo.1のi-STAFFは業界で唯一の返金保証がついているサービスです。
大手企業も導入事例が多数あり、セキュリティ対策も万全で実績がある信頼性の高いサービスです。
利用を開始する際も業界最長の無料トライアル期間が設けてありますので始めやすさもNo.1のオンライン秘書サービスです。返金保証と無料トライアル期間の2つが大きな特徴です。
| ライトプラン | ベーシックプラン | プレミアムプラン | カスタマイズプラン | |
| 期間 | 3ヶ月 | 6ヶ月 | 12ヶ月 | 要相談 |
| 時間 | 30時間 | 30時間 | 30時間 | 要相談 |
| 料金（税込み） | 125,400 | 102,300 | 89,100 | 要相談 |
\ 無料トライアルと全額返金保証付きの「i-STAFF」のサイトはコチラ /
秘書業界で唯一の返金保証と業界最長（3時間）の無料トライアルからサービスの質に対しての自信を伺えますね。総合満足度も高く一番オススメのオンライン秘書サービスです。
フジコさん
- 値段設定が業界最安値
- 無料トライアル期間つき
- ハイレベルなアシスタントチーム
オンライン秘書サービス業界で最安値の値段設定のフジコさんは人気が高く、サービスに温かみがあると評判です。
初めてのオンライン秘書サービスの導入には最適です。理由としては無料トライアル期間が設けてあり、専属の女性アシスタントがスマートにリソース不足を解消してくれます。
| TRIAL | PLAN20 | PLAN30 | PLAN50 | |
| 期間 | 1週間 | 1ヶ月 | 1ヶ月 | 1ヶ月 |
| 時間 | 2時間 | 20時間 | 30時間 | 50時間 |
| 料金 | 無料 | 51,700 | 75,900 | 108,900 |
\ 業界最安値のフジコさんのサイトはコチラ /
秘書料金が安く大人気のサービスです。業界最安値ですのでとにかく料金を安く済ませたい方におすすめです。他のサービスと比べた場合、どれだけ料金の基準が安いががよくわかりますよ。
タスカル
- 10時間毎の料金プランが魅力的
- 翌月に時間を繰り越せるので毎月プランについて考える必要が無い
- 利用開始までのスピードが早い
タスカルの特徴はなんといっても変則的な料金設定です。
他のサービスはプランは20時間からの利用がほとんどですがタスカルは10時間から利用できます。10時間毎の料金プラン設定なので10時間利用して足りなければまた更に10時間加算されるようなシステムで珍しい料金設定と言えます。
しかも余った時間は翌月へ繰越が可能です。
利用開始までのスピードは最短で申し込んだ当日から。
毎月仕事の依頼する時間の量を考えるのが面倒な方や、時期によって仕事量が異なる方にオススメです。
| 1 | 2 | 3 | |
| 期間 | 3ヶ月 | 6ヶ月 | 12ヶ月 |
| 料金 | 44,000 | 33,000 | 27,500 |
| 1時間あたりの料金 | 4,400 | 3,300 | 2,750 |
\ 10時間から利用できるタスカルのHPはコチラ /
秘書依頼したい量はそれほど多くないという方にはいいですね。
利用開始までのスピードが早いので、急ぎでアシスタントを雇いたい方にもオススメです。
まとめ
オンライン秘書サービスは、近年急速に人気が高まっているビジネスサービスの一つです。その理由として、リモートワークの増加に伴い、オンライン上で業務を行うことが増えていること、コスト削減や業務効率化を実現できること、専門性の高い秘書業務を受けられることなどが挙げられます。
また、オンライン秘書サービスを利用することで、業務に集中することができるため、生産性が向上するなど、多くのメリットがあります。
しかし、サービス提供業者や契約内容によっては、注意が必要な点もあります。オンライン秘書サービスについて理解を深め、自身やビジネスに合ったサービスを選ぶことが重要です。