オンライン秘書は、近年注目を集めているサービスの一つです。しかし、便利さやコスト面でのメリットがある一方で、デメリットも存在します。
本記事では、オンライン秘書におけるデメリットについて詳しく解説していきます。オンライン秘書を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
オンライン秘書とは
管理人そもそもオンライン秘書ってなんだっけ？
オンライン秘書とは「必要な時に必要なスキルを要するスタッフを雇うことができるサービス」です。
オンライン秘書はインターネットを介して専門知識のある担当者が様々なサービスやサポートを行ってくれる便利なサービスです。
優秀なスタッフによるクオリティの高い業務は忙しいビジネスマンからニーズがあります。
オンライン秘書を利用する最大の目的は面倒な事務作業や雑務を依頼し、自分にしかできない本業の業務に専念することです。
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オンライン秘書のデメリットについて
秘書この記事のメイン所です。デメリットについて解説します。
顔が見えないためコミュニケーションが取りにくい
オンライン秘書は、電話やメールなどを通じてコミュニケーションを取ることが多いため、顔を見て話をすることができません。そのため、意思疎通が難しくなることがあります。
zoom等のサービスを利用し、相手の顔を見て仕事をしたい方にはデメリットとなります。
スタッフの顔を見る必要も無く、淡々と事務的な作業を依頼するのであれば問題ありません。
タイムラグが発生する
オンライン秘書とのコミュニケーションは、リアルタイムではなく、メールやチャットなどを介して行われることが多いため、返信までに時間がかかることがあります。
ちょっとしたことやすぐに対応してほしいこともメールやチャットで会話する必要があるためやや不便に感じる事があります。
社員を雇用していて同じ職場にいる場合と異なり、ちょっとした頼み事等をするのにも手間がかかるのが痒い点です。
セキュリティの問題
オンライン秘書は、インターネットを通じて業務を行うため、セキュリティの問題が発生する可能性があります。例えば、業務に必要な機密情報が漏洩する可能性等。
多くのオンライン秘書サービスではセキュリティの管理を徹底しますが、必ず無いとも言い切れません。
業務量に対応できない場合がある
オンライン秘書のスタッフも常に仕事をこなしているため、急な業務量の増加に対応できない場合があります。急ぎで対応してもらいたい時等に困る事があります。
またプランや時間の関係もあります。オンライン秘書のほとんどが月額のプラン制です。プランの利用量の上限を超えてしまう場合には、追加で支払いが発生する場合等があります。
アシスタントのスキルや業務レベルが分からない
オンライン秘書は、顧客の業務を支援するために雇われますが、スタッフのスキルや経験は必ずしも明確ではありません。つまりオンライン秘書のスタッフの力量は分からないということです。
スタッフのスキル等が分からない以上、期待した仕事量をこなせなかったり、時間がかかってしまう可能性があります。
アシスタントの指名や変更ができない場合がある
いくつかのオンライン秘書サービスでは、アシスタントの指名や変更ができない場合があります。
このような場合、利用者は自分の業務に最適なアシスタントを選ぶことができず、適切な支援を受けることができなくなる可能性があります。また、利用者が求める業務内容に特化したスキルや知識を持つアシスタントを選べない場合、業務の効率性が低下する恐れもあります。
さらに、アシスタントの指名や変更ができないことは、利用者とアシスタントのコミュニケーションにも悪影響を及ぼす可能性があります。利用者とアシスタントのコミュニケーションが円滑に行われない場合、業務のミスや遅延が発生する恐れがあります。
プランを正確に把握し選ばなければ無駄にする場合も
秘書ここが1番重要です。
オンライン秘書サービスを利用する際には、自分に合ったプランを選択することが非常に重要です。プランを正確に把握せず、適切なプランを選ばない場合、無駄な費用がかかるだけでなく、必要なサポートを受けることができない可能性もあります。
オンライン秘書サービスには、様々なプランが用意されています。一般的に、サポート時間やサポート内容、アシスタントのスキルや専門性などが異なり、価格もそれに応じて変わります。
利用者が自分に必要なプランを正確に把握しなければ、無駄な支払いをしてしまう可能性があります。
たとえば、ある利用者が1日2時間のサポートを必要としている場合、1日8時間のサポートが含まれた高額なプランを選択してしまった場合、余計な費用がかかるだけでなく、利用者にとって不必要なサポートを受けることになります。
逆に、必要なサポートを受けられるように十分なプランを選択しなかった場合、サポートを受けることができず、業務の遅延やミスなどが発生する可能性があります。
また、プランを正確に把握しないと、必要なサポートを受けることができないだけでなく、サービスの利用自体が制限されることもあります。たとえば、あるサービスの特定のプランにしか含まれていない機能を必要とする場合、適切なプランを選択しなければその機能を利用することができない等です。
オンライン秘書を導入するメリット
管理人デメリットについて考察してみたけどもやっぱりメリットの方が大きいんじゃないかな。
雑務を依頼し、本業に集中できる
多忙なビジネスパーソンにとって、毎日の業務に加えて、多数の雑務を処理するのは非常に困難です。例えば、メールの返信、旅行の手配、スケジュールの管理など、非常に時間のかかる雑務に多くの時間を費やしてしまうことがあります。
こういった雑務に時間を費やすことは、本来の業務に集中することができなくなってしまいます。そこで、オンライン秘書サービスを利用することで、雑務をアシスタントに任せ、本業に集中することができます。
オンライン秘書サービスは、ビジネスパーソンが抱える多くの雑務をアシスタントが処理することができます。具体的には、メールの返信、スケジュールの管理、旅行の手配、書類の整理、翻訳、データ入力などの秘書業務だけではありません。経理や総務、会計業務やWebサイトやSNS運営等、幅広くサポートしてくれます。
利用者は、これらの業務をアシスタントに任せることで、自分の時間を本業に集中することができます。
人件費等コストを削減できる
オンライン秘書サービスを利用することで、企業は人件費や関連するコストを削減できるという多くのメリットがあります。以下に、オンライン秘書サービスを利用することでコスト削減が可能になる方法について説明します。
給与や社会保険料、福利厚生費の削減
オンライン秘書サービスを利用することで、企業は秘書の給与や社会保険料、福利厚生費を削減することができます。また、労働法や労働契約に関連するコストも削減できます。
オフィススペースの節約
秘書をオフィスに配置する場合、オフィススペースが必要になります。しかし、オンライン秘書サービスを利用することで、企業はオフィススペースを削減することができます。これは、秘書がオフィスに出勤する必要がなくなるためです。
その他のコスト削減
オンライン秘書サービスを利用することで、企業はその他のコストを削減することもできます。例えば、電話代や交通費、機器の購入費用などがあります。これらのコストは、オンライン秘書サービスを利用することで削減することができます。
専門的なサポートが受けられる
オンライン秘書サービスを利用することで、専門的なサポートを受けることができます。以下に、オンライン秘書サービスが提供する専門的なサポートについて説明します。
業務に関する専門知識を持ったスタッフによるサポート
オンライン秘書サービスを利用することで、業務に関する専門知識を持ったスタッフによるサポートを受けることができます。例えば、法律や財務、マーケティングなどの専門分野に精通したスタッフが、企業の業務を支援することができます。
多様な業務に対応できる柔軟性
オンライン秘書サービスは、多様な業務に対応できる柔軟性があります。企業は、自社の業務に合わせて必要な業務を委託することができます。そのため、企業の業務内容に合わせた必要なサポートを受けることができます。
スピーディーな対応
オンライン秘書サービスを利用することで、スピーディーな対応を受けることができます。オンライン秘書サービスは、専用のシステムを使用しているため、企業からの依頼に迅速に対応することができます。
柔軟な契約形態
オンライン秘書サービスは、柔軟な契約形態を提供しています。必要なときに必要な業務だけを依頼することができるため、企業の業務量に合わせた最適な契約形態を選ぶことができます。
オススメのオンライン秘書3選
オススメのオンライン秘書を3つ厳選し、ご紹介します。
i-STAFF
- 総合満足度が高い
- 業界唯一の返金保証つき
- 無料トライアルつき（業界最長3時間）
総合満足度でNo.1のi-STAFFは業界で唯一の返金保証がついているサービスです。
大手企業も導入事例が多数あり、セキュリティ対策も万全で実績がある信頼性の高いサービスです。
利用を開始する際も業界最長の無料トライアル期間が設けてありますので始めやすさもNo.1のオンライン秘書サービスです。返金保証と無料トライアル期間の2つが大きな特徴です。
| ライトプラン | ベーシックプラン | プレミアムプラン | カスタマイズプラン | |
| 期間 | 3ヶ月 | 6ヶ月 | 12ヶ月 | 要相談 |
| 時間 | 30時間 | 30時間 | 30時間 | 要相談 |
| 料金（税込み） | 125,400 | 102,300 | 89,100 | 要相談 |
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フジコさん
- 値段設定が業界最安値
- 無料トライアル期間つき
- ハイレベルなアシスタントチーム
オンライン秘書サービス業界で最安値の値段設定のフジコさんは人気が高く、サービスに温かみがあると評判です。
初めてのオンライン秘書サービスの導入には最適です。理由としては無料トライアル期間が設けてあり、専属の女性アシスタントがスマートにリソース不足を解消してくれます。
| TRIAL | PLAN20 | PLAN30 | PLAN50 | |
| 期間 | 1週間 | 1ヶ月 | 1ヶ月 | 1ヶ月 |
| 時間 | 2時間 | 20時間 | 30時間 | 50時間 |
| 料金 | 無料 | 51,700 | 75,900 | 108,900 |
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タスカル
- 10時間毎の料金プランが魅力的
- 翌月に時間を繰り越せるので毎月プランについて考える必要が無い
- 利用開始までのスピードが早い
タスカルの特徴はなんといっても変則的な料金設定です。
他のサービスはプランは20時間からの利用がほとんどですがタスカルは10時間から利用できます。10時間毎の料金プラン設定なので10時間利用して足りなければまた更に10時間加算されるようなシステムで珍しい料金設定と言えます。
しかも余った時間は翌月へ繰越が可能です。
利用開始までのスピードは最短で申し込んだ当日から。
毎月仕事の依頼する時間の量を考えるのが面倒な方や、時期によって仕事量が異なる方にオススメです。
| 1 | 2 | 3 | |
| 期間 | 3ヶ月 | 6ヶ月 | 12ヶ月 |
| 料金 | 44,000 | 33,000 | 27,500 |
| 1時間あたりの料金 | 4,400 | 3,300 | 2,750 |
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