秘書の業務を外注できるって聞いたんだけども
はい、オンラインで秘書の業務を依頼することができるんですよ。
時代だなー。詳しく教えてー。
スケジュール管理管理や経理作業、その他雑務等で忙しくなかなか本業に集中できないという方は多いと思います。
もし本業以外の業務を秘書に依頼することができたら仕事の効率を上げることができます。
そうは言っても秘書を雇うなんて大企業の偉い方や社長さんくらいでしょ？と思うかもしれませんが現在はそうでもありません。
誰でも秘書を雇うことができる時代なんです！
しかもオンラインで秘書を雇うことができたら便利だと思いませんか？この記事では以下のような方に役立つ内容です。
- 外注したい作業がある
- 秘書を雇ってみたい
- 本業に集中したい
- 業務を効率化したい
- 経理や雑務等の業務が忙しい
今や秘書は誰でも雇うことができます。気になった方は是非利用を検討してみてください。
秘書業務をアウトソーシングして仕事を効率化する
秘書を外注すると具体的にどんなメリットがあるのかな？
本業ではない作業に時間と労力を取られる事が無くなります。
本業の業務に集中する
そもそも秘書を雇う最大の理由は自分にしかできない本業の作業に集中するためです。
時間や体力には限りがあります。他人に依頼できる作業は依頼してしまうのが作業を効率化する近道です。
雑務に時間をとられていては成果は出すことができません。依頼できる作業はどんどん依頼して本業の作業に集中できるようにしましょう。
バックオフィスは専門のプロに依頼する
人には得意不得意がありますから経理や総務等の事務作業が苦手な人もいます。スケジュールの管理が苦手だったり、メールの返信が手間だったりします。
自分でやっても苦手な事やよくわからない事はプロに任せるのが無難です。苦手なことをやろうとしても効率が悪いですし、生産性は上がりません。
バックオフィス業務は専門のプロに任せるのが無難です。
オンラインで秘書業務を依頼する
オンラインで秘書を依頼する？どういう事？
今やオンライン上で秘書業務を引き受け、業務を依頼できるサービスはたくさんあります。依頼できる作業等について見ていきましょう。
依頼できる作業内容について
オンライン上で秘書業務を依頼するにはオンライン秘書サービスを利用します。
オンライン秘書にオンラインで依頼できる作業は以下が例です。
秘書業務
- メール返信代行
- スケジュール調整や予定管理
- 電話受付代行
- 出張や会食の予約手配
経理・総務
- 記帳代行
- 請求書や資料作成業務
- 会計・財務・書類作成や書類チェック
- クラウドツールの導入サポート
Web系
- SNSの運用・更新
- Webサイト運用・更新・記事制作
- 情報収集・リサーチ業務・マーケティング
- レポート作成業務
営業や人事
- 面談・面接調整・研修、セミナー準備
- データ入力処理
- 見積書・納品書類の作成担当
- 顧客リスト管理
え、こんなになんでも依頼できるの？
オンライン秘書ってすごいなー。
利用をおすすめできる人
オンライン秘書の導入がおすすめできる方は人手が足りていないビジネスマン全般です。会社のチームに導入したり個人事業主やフリーランスが利用する例もあります。
フリーランスや個人事業主として活躍するビジネスマン
まず個人で仕事をされているフリーランスや個人事業主の方。本業に集中できていますでしょうか？
確定申告等が近づくと経理などの作業に時間を奪われていませんか？普段から領収書の管理やデータ入力等に時間を使っていませんか？またその他作業の人手不足に悩んでいませんか？
これらの問題を解決できる可能性があります。オンライン秘書は実質オンライン上のなんでも屋のような存在です。え？こんなこともお願いできるの？と思うこともよくあるので一度気になるサービスがあれば一度依頼できる作業内容について相談してみるのもいいと思います。
会社のチーム
オンライン秘書を会社に取り入れる企業がとても増えてきています。理由としては
- 社員を雇うよりコストを抑える事ができる
- 教育・研修の手間がない
- 毎月の依頼する仕事量を調整できる
- 人手が足りない時に即戦力となる
等の理由から企業は積極的にオンライン秘書の利用を取り入れています。スケジュール管理などのいかにもな秘書業務だけでなく、執筆作業やSNSやWebサイトの更新にも一役買っています。
どの企業でも業務の効率化を期待できますので無料のヒヤリングやお試し利用をしてみるのもありですよ。
秘書業務を外注する方法
どうすれば秘書業務を外注できるのかな？
オンライン秘書の利用をおすすめしています。オンライン秘書について詳しく見ていきましょう。
オンライン秘書の利用
オンライン秘書とは
オンライン秘書とは必要な時に必要なスキルを要するスタッフを雇うことができるサービスです。
ビジネスマンにとって必要な人手はその都度異なります。経理を依頼したかったり、秘書業務を依頼したかったり、Web系の依頼がしたい等、様々だと思います。
オンライン秘書はその要望を叶えてくれます。なぜそんなことが可能かといいますとオンライン秘書サービスの多くはチーム体制で組織化しているからです。
そしてそのチームの中にはWeb担当や経理担当など、様々な分野のプロがいます。図のようなイメージ。
ディレクターが利用者との窓口となり、その都度必要な担当のプロを当ててくれる訳です。
様々なジャンルのプロが集結するチーム体制だからこそ、その都度必要な仕事を依頼する事が可能です。
詳しくオンライン秘書について知りたい方は以下記事でまとめてあります。
オンラインアシスタントについての詳しい内容はコチラの記事を参照下さい。
スタッフはどんな人？
オンライン秘書のスタッフの多くは女性です。もともとは企業などで活躍していた方が家事や育児等を理由にオンラインを通して在宅ワークをしている形が多いです
どのオンライン秘書サービスでも採用にはかなり狭き門をくぐらねばならないことから、オンライン秘書は優秀な人材の集まりであることは間違いありません。
クラウドソーシングの利用
クラウドワークスやランサーズ等のクラウドソーシングを利用し、作業を依頼することもできます。作業内容や金額を入力してワーカーと契約が成立すれば仕事を依頼できます。
メリットは料金を安く抑える事ができるということです。
デメリットとしてはワーカーの素性や実力が分かりかねること。必ずワーカーが見つかる訳では無いためスピードが遅い場合があるなどです。
クラウドソーシングで仕事を依頼してみたい方は以下の記事を参照ください。
クラウドソーシングを利用してオンライン秘書を雇う方法はコチラ
秘書業務を外注するメリット・デメリット
秘書を雇うと、どんなメリットがあるのかな.
メリットはたくさんありますよ。主には生産性の向上や、作業効率を上げることができます。順に見ていきましょう。
社員を雇うよりもコストパフォーマンスが良い
秘書の仕事を外注することにより実際に社員を雇うよりも費用を抑えることができます。社員として秘書を雇う場合には支払う給料だけでなく社会保険料や雇用保険などの労働保険の支払いも必要となります。
秘書を社員として雇う訳ではなく外注することにより利用した時間分の利用料のみでよいというのが大きなメリットです。
必要な時に必要なだけ仕事の依頼ができる
ビジネスにおいて必要な仕事内容や仕事量というのは常に同じということは少ないと思います。例えば週末や月末、年度末等は経理の業務が忙しくなったりします。逆に言えばそれ以外の時期は仕事量は少なめということもよくあります。
時期や仕事内容や業務量に応じて柔軟に仕事の依頼が可能なところが大きなメリットです。
スケジュール管理等の秘書業務は年間を通して依頼し、その他経理や雑務等の業務を追加で依頼したりと調整ができます。
教育の必要も無く即戦力となる
急な人手を要する時や一時的に仕事を依頼したい時などに業務の即戦力となってくれます。
普通、企業が社員を雇用して働いて貰う場合、仕事を教える手間や時間を要します。場合によっては研修や見習い期間が必要となります。当期間も、もちろん給与の支払いは発生しますから負担は避けられません。
教育や研修の必要も無く、優秀な秘書が即戦力として業務を請け負ってくれるため信頼とスピード感があります。
休職や離職の心配が無い
退職、育児休暇、病気休暇、介護休暇など。社員を雇用する際には様々な休職のリスクが付きまといます。人手が足らなくなった際に毎回求人募集などしていては業務に支障をきたします。
また休暇等で休んでいる社員が復帰する事も念頭に置くと迂闊に社員を増やすわけにもいかず困ってしまいます。
なるべく外注できる作業は外注先に任せることで退職や休暇による急な人手不足のリスクを避けることができます。
もし、社員の休暇等で一時的に人手が欲しい場合にはオンライン秘書の利用によって一定期間のみ作業の依頼が可能です。
デメリット
デメリットとなりそうなことはほとんどありません。強いて言うならばサービスによっては外注先の秘書の顔が見えなかったりします。
深くコミュニケーションをとって業務を進めて行きたい方には向いていないかもしれません。
オンライン秘書の料金
ここまでの説明でオンライン秘書はすごく便利そうだけど、料金について知りたいな。
オンライン秘書サービスの多くは月額のプラン制なんですよ。
料金は月額プラン制
オンライン秘書業界では多くの企業が月額のプラン制を設けております。フジコさんのサービスを例に説明します。
毎月利用する時間に応じて料金が変わります。
| TRIAL | PLAN20 | PLAN30 | PLAN50 | |
| 期間 | 1週間 | 1ヶ月 | 1ヶ月 | 1ヶ月 |
| 利用時間 | 2時間 | 20時間 | 30時間 | 50時間 |
| 料金 | 無料 | 51,700 | 75,900 | 108,900 |
| 時間単価 | 無料 | 2,585 | 2,530 | 2,178 |
例えば普段は20時間のプランにしておいて、忙しい月は30時間の利用にするなど。臨機応変に利用する時間の変更が可能です。
どの業種でも忙しい月もあれば暇な月もありますよね。利用する時間を毎月選択することができる柔軟なシステムなんです。
料金の相場について
オンライン秘書サービスの料金の相場は月5万〜10万くらいです。利用するサービスや利用時間によっても大きく異なります。
オンライン秘書の料金についてまとめた記事もご参照下さい。
オススメのオンライン秘書3選
オススメのオンライン秘書を3つ厳選し、ご紹介します。
i-STAFF
- 総合満足度が高い
- 業界唯一の返金保証つき
- 無料トライアルつき（業界最長3時間）
総合満足度でNo.1のi-STAFFは業界で唯一の返金保証がついているサービスです。
大手企業も導入事例が多数あり、セキュリティ対策も万全で実績がある信頼性の高いサービスです。
利用を開始する際も業界最長の無料トライアル期間が設けてありますので始めやすさもNo.1のオンライン秘書サービスです。返金保証と無料トライアル期間の2つが大きな特徴です。
| ライトプラン | ベーシックプラン | プレミアムプラン | カスタマイズプラン | |
| 期間 | 3ヶ月 | 6ヶ月 | 12ヶ月 | 要相談 |
| 時間 | 30時間 | 30時間 | 30時間 | 要相談 |
| 料金（税込み） | 125,400 | 102,300 | 89,100 | 要相談 |
\ 無料トライアルと全額返金保証付きの「i-STAFF」のサイトはコチラ /
業界で唯一の返金保証と業界最長（3時間）の無料トライアルからサービスの質に対しての自信を伺えますね。総合満足度も高く一番オススメのオンライン秘書サービスです。
フジコさん
- 値段設定が業界最安値
- 無料トライアル期間つき
- ハイレベルなアシスタントチーム
オンライン秘書サービス業界で最安値の値段設定のフジコさんは人気が高く、サービスに温かみがあると評判です。
初めてのオンライン秘書サービスの導入には最適です。理由としては無料トライアル期間が設けてあり、専属の女性アシスタントがスマートにリソース不足を解消してくれます。
| TRIAL | PLAN20 | PLAN30 | PLAN50 | |
| 期間 | 1週間 | 1ヶ月 | 1ヶ月 | 1ヶ月 |
| 時間 | 2時間 | 20時間 | 30時間 | 50時間 |
| 料金 | 無料 | 51,700 | 75,900 | 108,900 |
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料金が安く大人気のサービスです。業界最安値ですのでとにかく料金を安く済ませたい方におすすめです。他のサービスと比べた場合、どれだけ料金の基準が安いががよくわかりますよ。
タスカル
- 10時間毎の料金プランが魅力的
- 翌月に時間を繰り越せるので毎月プランについて考える必要が無い
- 利用開始までのスピードが早い
タスカルの特徴はなんといっても変則的な料金設定です。
他のサービスはプランは20時間からの利用がほとんどですがタスカルは10時間から利用できます。10時間毎の料金プラン設定なので10時間利用して足りなければまた更に10時間加算されるようなシステムで珍しい料金設定と言えます。
しかも余った時間は翌月へ繰越が可能です。
利用開始までのスピードは最短で申し込んだ当日から。
毎月仕事の依頼する時間の量を考えるのが面倒な方や、時期によって仕事量が異なる方にオススメです。
| 1 | 2 | 3 | |
| 期間 | 3ヶ月 | 6ヶ月 | 12ヶ月 |
| 料金 | 44,000 | 33,000 | 27,500 |
| 1時間あたりの料金 | 4,400 | 3,300 | 2,750 |
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依頼したい量はそれほど多くないという方にはいいですね。
利用開始までのスピードが早いので、急ぎでアシスタントを雇いたい方にもオススメです。
まとめ
現代において秘書は誰にでも雇える時代です。秘書を雇うことにより作業を外注し、作業効率を上げることができます。オンラインで秘書を雇うことができるサービス「オンライン秘書」を利用することにより、誰でも秘書を雇うことが可能です。
結果を出すためにも、自分にしかできない作業に集中することは大切です。依頼できる作業は積極的に外注してみることをおすすめします。